Workflow & System Manager (Backoffice - m/w/d)

Über uns

Bei Till Duve Fitness & Performance Coaching geben wir jeden Tag alles, um Menschen fitter, gesünder und leistungsfähiger zu machen. Dabei steht nicht nur unsere Mission im Mittelpunkt, sondern auch unser Team. Bei uns bekommst du die Chance, dein volles Potenzial zu entfalten, über dich hinauszuwachsen und wirklich etwas zu bewegen. Moderne Arbeitsplätze, gesunde Snacks, Tipps zur Fitness und Ernährung sowie eine faire Bezahlung gehören bei uns einfach dazu.

Wir suchen Menschen, die Lust haben, gemeinsam mit uns anzupacken und zu wachsen. Ein Team, das sich unterstützt, zusammenhält und jeden Tag ein Stück besser wird. Wenn du Lust auf einen Job hast, bei dem du etwas Gutes bewirken kannst, freuen wir uns sehr auf deine Bewerbung!

Mehr Infos über uns und deine Karriere bei Till Duve Fitness & Performance Coaching findest du unter https://www.tillduve.de/.

Deine Mission

Als Workflow & System Manager sorgst du dafür, dass unsere internen Abläufe effizient funktionieren, unser CRM-System optimal genutzt wird und unsere Prozesse kontinuierlich verbessert werden. Du bist die Schnittstelle zwischen Sales, Marketing, Coaching und Backoffice und stellst sicher, dass alle Daten, Verträge und Automatisierungen nahtlos ineinandergreifen.

Deine Aufgaben

• After-Sales-Prozesse managen & optimieren: Sicherstellen, dass Klienten nach dem Kauf optimal betreut werden, inklusive Vertrags- und Zahlungsabwicklung

• CRM- und Systemverwaltung: Pflege, Optimierung und Automatisierung unseres CRM-Systems (Monday.com) sowie Integration von Prozessen mit Zapier

• Datenmanagement & Prozessdokumentation: Strukturierung und Pflege von Daten in Google Workspace sowie Erstellung von Workflows zur Effizienzsteigerung

• Schnittstellenmanagement: Koordination zwischen Sales, Marketing, Coaching und Backoffice, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen

• Optimierung der internen Abläufe: Identifikation von Engpässen und Entwicklung effizienter Prozesse zur Unterstützung des Teams

• Zusammenarbeit mit der Buchhaltung: Unterstützung bei der Abwicklung von Rechnungen, Prüfung von Zahlungseingängen und Sicherstellung der korrekten Dokumentation im CRM

• Überblick über den Zahlungsverkehr: Monitoring offener Posten, Abstimmung mit dem Finanzteam und Sicherstellen eines strukturierten Mahnwesens

• Qualitätskontrolle & Prozesssicherheit: Sicherstellen, dass alle Abläufe strukturiert, nachvollziehbar und effizient sind

Was wir dir bieten

• Tolle Arbeitsatmosphäre: Wir sind ein energiegeladenes Team, das schnell lernt und anderen Menschen hilft, fitter zu werden. Dementsprechend arbeitest du in einem spannenden Team, das schnell wächst.

• Deine Gesundheit und Fitness im Blick: Da unser Team Wert darauf legt, fit und leistungsfähig zu sein, mangelt es bei uns nie an hochwertigen Supplementen oder hilfreichen Tipps für deine Ernährung und Fitness.

• Angemessene Bezahlung und Aufstiegsmöglichkeiten: Bei uns kannst du gemeinsam mit dem Unternehmen wachsen. Aufgrund unseres kontinuierlichen Wachstums in den nächsten Jahren suchen wir nach neuen Experten und Führungskräften.

• Eine Küche und gratis Proteinshakes: Ob du während der Arbeitszeit kurz etwas kochen oder aufwärmen möchtest oder lieber schnell einen Shake machst – für Essensmöglichkeiten ist gesorgt.

• Regelmäßige Teamevents: Wir gehen gerne zusammen essen oder ergänzen unsere Teammeetings durch gemeinsame Aktivitäten. Wir verstehen uns nicht nur während der Arbeit gut, sondern auch darüber hinaus.

Dein Profil

• Erfahrung im Bereich Prozessmanagement, Systemoptimierung oder einer vergleichbaren Rolle

• Fundierte Kenntnisse in der Arbeit mit CRM-Systemen (z. B. Monday.com, HubSpot oder vergleichbare Lösungen)

• Erfahrung mit Automatisierungstools wie Zapier sowie ein hohes Verständnis für digitale Workflows

• Strukturierte, analytische und lösungsorientierte Arbeitsweise mit einem Auge für Details

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der Buchhaltung und im Zahlungsmanagement von Vorteil

• Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, Prozesse eigenständig weiterzuentwickeln

• Ausgeprägtes technisches Verständnis und Interesse an Prozessautomatisierung

• Kommunikationsstärke und Fähigkeit, mit verschiedenen Teams effizient zusammenzuarbeiten